MindFit

5 техники за продуктивност и науката зад тях

Много от съвременните бизнес гурута обясняват надълго и нашироко колко е важно да работим почти денонощно и да изтласкваме границите си все по-надалеч. Психичното ни здраве обаче се нуждае от доста по-различен подход, за да е в добро състояние максимално дълго. Вярваме в мотото “Работи умно, не много” (Work smart, not hard) и затова сме подготвили 5 техники за продуктивност, както и обяснение защо препоръчваме всяка от тях.

Имайте предвид, че много от изброените техники и похвати ще ви вършат работа само в определен период от време. Може видът задачи да се промени или начинът ви на мислене и работа да стане друг – това е напълно окей. Важното е да се адаптирате, а не да се придържате насила към каквото и да е, само защото е работело за вас в миналото.

1. Матрицата на Айзенхауер

Правилното приоритизиране е най-важната стъпка в продуктивността. И то не само защото така подреждаме по важност задачите си, но и защото си даваме сметка кои задачи всъщност трябва да премахнем от списъците си. Най-полезният инструмент за тази цел е т.нар. Матрица на Айзенхауер.

За нея можем да напишем цяла отделна статия, но накратко, показаната по-долу матрица ни позволява да си дадем сметка за това какво всъщност е важно е спешно, какво е важно, но може да чака, какво е спешно, но в действителност не ни е важно и можем да го делегираме, както и какво е неважно и неспешно и напразно запълва капацитета на паметта ни.

Кръстена е на американския президент Дуайд Д. Айзенхауер, който е бил истински майстор в управлението на времето си.

Науката зад функционалността на Матрицата на Айзенхауер се крие във важността на приоритизирането за оперативната памет на човешкия мозък. Проучванията показват, че оперативната ни (краткосрочна) памет има определен капацитет, който на всичкото отгоре спада с годините. Приоритизирането позволява на някои задачите да останат “активни”, докато други да преминат в режим на изчакване или да отпаднат и това освобождава “процесорна мощ” за по-доброто изпълнение на важните и належащи начинания.

2. Изкуството на отказа

Донякъде свързано с Матрицата на Айзенхауер и приоритизирането е умението да казваме “Не”.

Ще се учудите на колко неща, които всъщност са ни в тежест и не ни носят позитиви, се съгласяваме на ежедневна база.

Науката зад трудността да отказваме се корени в социалната ни природа – това да не угодим на някого или да рискуваме да спре да ни харесва на инстинктивно ниво ни причинява дискомфорт, а основната функция на мозъка ни е да ни запази. Всяка възможност за дискомфорт сигнализира на мозъка, че става дума за нещо потенциално опасно и ни кара да го избягваме, какъвто е случаят и с отказването на молби или услуги.

Ето обаче три от техниките, с които да улесним процеса по отказване:

  • Предлагане на алтернативно решение: за тази цел трябва да сме се запознали с мотивацията на човека, който изисква нещо от нас, за да можем да му откажем, но да му дадем алтернативно решение – да го насочим към друг човек или да му съдействаме с ресурси, които не изискват от нас същото посвещаване. Така хем сме отказали молбата, хем сме съдействали въпреки всичко и можем да сме спокойни за отношенията си с човека.
  • Учтив отказ: за да откажем любезно и дипломатично, не е необходимо да навлизаме в детайли за причините за отказа си. Достатъчно е да покажем съчувствие и съжаление в комбинация с изразяване на невъзможността да съдействаме. Например “За жалост, имам насрочен ангажимент по същото време.” вместо “Много съжалявам, но по това време имам час за фризьор и ми е важно да не го пропускам, защото съм на сватба след два дни”.
  • Отлагане на отговора: “Може би” е напълно допустим отговор за първия момент. Поискване на отсрочка за потвърждение или отказ ни дава време да помислим спокойно и да вземем най-правилното решение, без да сме притиснати от човека отсреща и да поддадем инстинктивно на напрежението и очакването. В неговата глава също вече се е загнездила и възможността да му бъде отказано, така че това “може би” е отличен портал за по-добре преценен отказ.

3. Bullet Journaling

Т.нар. “Булет дневник” (bullet journal) е интересна и многопосочна техника за организиране на време, задачи, мисли и желания. Ценното на този тип дневник е, че обединява в себе си всички теми, които иначе биха били разхвърляни по отделни хвърчащи листчета или различни тефтери, тетрадки, органайзери или календари. Красотата му е и в това, че предоставя огромно поле за творчество и сам по себе си може да е цяло хоби, но в основата си е една от най-семплите структури, на които може да се натъкнете. Изначалната му концепция е да бъде списък със задачи и мисли, изброен по най-елементарния начин: само с кратки подточки (bullet points).

Ако имате възможност да заделяте по 20-ина минути всяка вечер, за да излеете в него и мислите си от деня и да разпишете и подредите задачите си за следващия ден, ще откриете цял нов свят на продуктивност и яснота. Част от другите му чаровни възможни добавки са цветови тракери, с които да проследявате отделни сфери на живота си – дали спортувате толкова често, колкото ви се иска, по колко часа спите, колко пъти тази седмица сте работили върху книгата си и т.н.

В идеалния случай този дневник ще е среден на размер, но по-малък от формат А4, за да можете да го носите със себе си в забързаното ежедневие и в реално време  да отбелязвате какво сте успели да изпълните.

Науката зад това поддържането на такъв тип органайзер се крие в нещо, което загатнахме миналата седмица – неврологичните и когнитивни ползи от писането на ръка. Впрягането на тази фина моторика задейства префронталния кортекс на мозъка ни – центърът, отговарящ за логическото и структурирано мислене и борещ се с импулсивността на амигдалата – емоционалното ядро. Тъй като два различни центъра на мозъка не могат да работят едновременно, активирането на рационалния център позволява да мислим логично и спокойно, което пък води до вече споменатото разтоварване на оперативната ни памет.

Все по-популярен става този инструмент у нас и доста автори на съдържание започват да говорят за своя подход с него. Ето само няколко от тях:

Най-ценното на bullet journal-а е, че структурата и сложността му е изцяло оставена на собствените ни нужди и преценка!

4. Използване на подходящ софтуер

За следене и оптимизиране на продуктивността на съвременния технологичен пазар има купища инструменти. Можете да се задълбаете както в такива за телефон, така и в браузърни или в специално посветен хардуер.

И макар смартофоните сами по себе си обикновено да играят ролята на разсейващ или стресиращ фактор в ежедневието ни, те могат да бъдат използвани и на страната на  спокойствието.

На наше разположение са редица безплатни мобилни приложения за списъци със задачи, следене на активността, изключване на разсейващите фактори и какво ли още не.

Ето и кратък списък с някои от най-известните платформи за организиране на задачи и повишаване на продуктивността, които имат безплатни версии. А някои от тях вероятно вече използвате в професионален капацитет:

Науката тук се застъпва доста с тази от горните точки: в известен смисъл делегираме част от заемащите умствения ни капацитет задачи на софтуера. Понякога той е почти като личен асистент и следи как сме се справили откъм време или индикира, ако се застъпват задачи и срещи. Дава ни ценна информация за продуктивността и най-важното – помни вместо нас.

5. Помодоро

Методът “Помодоро” е една от най-популярните техники, която вече е на цели 42 години! Създадена е през 1980 г. от италианския софтуерен разработчик Франческо Кирило, който използва кухненски таймер във формата на домат за приложението й. Оттам идва и името на похвата: “pomodoro” е „домат“ на италиански.

Накратко, ето какво представлява техниката: работите 25 минути, след това почивате 5 минути. Повтаряте този цикъл още 4 пъти, след които почивате 15 до 30 минути. Ключовото тук е да работите съсредоточено и без разсейвания в тези 25 минути на фокус.

Обикновено овладяването на тази техника отнема между седмица и 20 дни.

Науката и тук се основава на същите принципи, покрити в предишните точки, като в допълнение може да се спомене, че проучвания сочат, че средно на човек са нужни 66 дни за създаване на навик, така че бъдете търпеливи.

Ако обаче работата ви изобщо не е съвместима с този похват, не се плашете – той определено не е за всеки!

В случай че желаете да му дадете шанс, можете отново да привикате на помощ добре познатите софтуерни решения. Ето само няколко от тях, посветени конкретно на Помодоро техниката:

В заключение

Ефективният начин на работа е приоритет на повечето от нас в днешно време, а е и въпрос на приоритети. Това да подреждаме правилно задачите и ресурсите си е ключово за удовлетвореността и превенцията на бърнаут. Ето защо продуктивността е толкова ценен участник в доброто психично здраве и съответно – е повече от интересна тема за MindFit.

Споделете ни своите техники за продуктивност на лично съобщение във Facebook, Instagram или LinkedIn, или пък на имейл hello[at]mindfit.bg!

Имаш въпрос към екипа?

Свържи се с нас на hello@mindfit.bg или чрез контактната ни форма.

Абонирай се за нашия бюлетин

Ако искаш пръв да научаваш за новостите покрай MindFit.

Вход